Sistemas de gestión: regreso a lo básico

Un sistema de gestión es el marco organizativo que permite a las empresas alcanzar y mantener sus objetivos operativos y comerciales a través de un proceso de mejora continua. Un sistema de gestión está diseñado para identificar y gestionar riesgos (seguridad alimentaria, seguridad, medio ambiente, calidad, continuidad comercial (y muchos otros) a través de un conjunto organizado de políticas, procedimientos, prácticas y recursos que guían a la empresa y sus actividades para maximizar los negocios valor. 

El sistema de gestión aborda: 
• Qué se hace y por qué 

• Cómo se hace y quién lo hace 

• Qué tan bien se está haciendo 

• Cómo se mantiene y se revisa 

• Cómo se puede mejorar Cómo 

crear un sistema de gestión eficaz y valioso
El sistema de gestión de cada empresa refleja su cultura, visión y valores únicos. Para ser efectivo y valioso, el sistema de gestión debe adaptarse y enfocarse en cómo puede mejorar el rendimiento comercial de la organización. También debe ser: 
• Útil para las personas en las operaciones 

• Intuitivo: organizado de la forma en que las personas piensan 

• Uso flexible de métodos y herramientas a medida que se desarrollan y documentan 

• Valioso desde el principio: abordar los riesgos y procesos más críticos 

• Vinculado al negocio de la empresa (no «pegado»), con propiedad en el nivel operacional 

• Un medio para alinear mejor la seguridad alimentaria, la calidad, la seguridad y el medio ambiente con la empresa

Los atributos de un sistema de gestión eficaz son las expectativas y la orientación de la alta dirección junto con la participación de los empleados. Es importante destacar que un sistema de gestión implica un ciclo continuo de planificación, implementación, revisión y mejora de la forma en que se cumplen las obligaciones y objetivos de inocuidad, seguridad, calidad y medio ambiente. En su forma más simple, esto implica implementar el ciclo Plan, Hacer, Verificar, Actuar / Ajustar (PDCA) para la mejora continua (Figura 1). 

Auditoría para el cumplimiento continuo
La conexión entre los sistemas de gestión y el cumplimiento es vital para evitar problemas recurrentes de cumplimiento y para reducir la variación en el rendimiento de cumplimiento. De hecho, el cumplimiento normativo confiable y efectivo es comúnmente el resultado de la implementación consistente y confiable de un sistema de gestión.

La realización de auditorías periódicas es una forma práctica de evaluar la madurez y eficacia de la implementación de un sistema de gestión. Una de las muchas ventajas de las auditorías es que ayudan a identificar las brechas para que las acciones correctivas / preventivas puedan implementarse y luego mantenerse y mejorarse a través del sistema de gestión. 

Las auditorías también ayudan a las empresas con iniciativas de mejora continua; un programa de auditoría interna debidamente desarrollado ayuda a medir los resultados a lo largo del tiempo. Para lograr los mejores resultados, las auditorías deben enfatizar la búsqueda de patrones que puedan generar oportunidades para el aprendizaje y la mejora continua. 

Estándares del sistema de gestión
Hay varias opciones disponibles para estructurar los sistemas de gestión, ya sea que estén certificadas por terceros registradores y auditores, autocertificadas o utilizadas como orientación interna y para la posible preparación para la certificación. Muchos sistemas de gestión tienen elementos consistentes, lo que permite a las organizaciones alinear más fácilmente sus diversos sistemas de gestión. Los sistemas de gestión alineados ayudan a las empresas a lograr un rendimiento mejorado y más confiable de inocuidad de los alimentos, calidad, medio ambiente y salud y seguridad, a la vez que agregan valor comercial medible. Las empresas de 

certificación
pueden certificarse según los diversos estándares del sistema de gestión. La certificación tiene una serie de beneficios, que incluyen los siguientes: 
• Satisfacer los requisitos de los clientes o de la cadena de suministro.

• Usar controladores externos para mantener la disciplina del proceso del sistema de gestión (por ejemplo, evaluación periódica de riesgos, gestión documental, evaluación del cumplimiento, auditorías internas, revisión de la administración) 

• Aprovechar la evaluación y recomendaciones de terceros 

• Mejorar la legitimación con las agencias reguladoras 

• Demostrar la aplicación de las mejores prácticas de la industria en caso de incidentes / accidentes que requieran la defensa de las prácticas La 

certificación no significa un mejor rendimiento, que está determinado por la estructura del sistema de gestión, la operación y el compromiso de la administración. 

Valor empresarial
Hay varias razones para implementar un sistema de gestión. Un sistema de gestión correctamente diseñado e implementado aporta valor a las organizaciones de muchas maneras: 
• Gestión de riesgos

• Identificar riesgos 

• Establecer prioridades para mejorar, medir e informar 

• Brindar una gran oportunidad para identificar, compartir y aprender las mejores prácticas, reconociendo las diferencias operativas 

• Protección de las personas 

• Mantener seguros a los consumidores / público 

• Enviar a las personas a casa de la forma en que llegaron al trabajo 

• Proteger el medioambiente 

• Asegurar el cumplimiento 

• Mejorar y mantener el cumplimiento regulatorio 

• Valor comercial 

• Mejorar continuamente la seguridad alimentaria, la calidad, el medio ambiente y la seguridad en toda la organización (empleados, público, equipos, infraestructura) 

• Reducir los costos de incidentes y pasivos acumulados 

• Proteger los activos 

• Confiabilidad

• Asegurar que los procesos, métodos y prácticas estén implementados, documentados y aplicados consistentemente 

• Reducir la variabilidad en procesos y desempeño 

• Compromiso del empleado 

• Ayudar a los empleados a encontrar y usar versiones actuales de todos los procedimientos y documentos 

• Proporcionar una referencia lista para la administración de campo para estructurar procedimientos específicos de ubicación 

• Permitir la transferencia efectiva de estándares, métodos y conocimientos técnicos en la capacitación de los empleados, nuevas asignaciones de trabajo y promociones

Es solo mediante la implementación de dicha estrategia de mejora continua que las empresas pueden lograr y mantener sus objetivos operativos y comerciales. La identificación y gestión de los riesgos utilizando un conjunto organizado de políticas, procedimientos, prácticas y recursos guiarán a la empresa para maximizar su valor comercial. 

Fuente: FOOD SAFETY MAGAZINE, Autor: Roberto Bellavia  es un consultor sénior con casi 20 años de experiencia trabajando en la industria alimentaria como profesional de control de calidad. Actualmente es gerente de proyecto para los proyectos relacionados con la seguridad alimentaria de Kestrel.